راهنمای جامع پیش از خرید سرویس VoIP؛ چه نکاتی را باید بدانید؟ در دنیای دیجیتال امروزی، استفاده از سرویس‌های تلفن تحت شبکه یا همان VoIP به‌سرعت در حال گسترش است. این فناوری علاوه‌ بر کاهش هزینه‌های تماس، امکانات حرفه‌ای و مدیریتی متعددی را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. اما قبل از خرید این سرویس، لازم است به چند نکته کلیدی توجه کنید تا انتخابی هوشمندانه و بدون دردسر داشته باشید.

۱. نیازسنجی دقیق؛ از همین‌جا شروع کنید اولین گام برای انتخاب صحیح سرویس VoIP، شناخت دقیق نیازهای کسب‌وکار است. باید مشخص کنید که چه تعداد کاربر از سیستم استفاده می‌کنند، آیا تماس‌های بین‌المللی دارید؟ ضبط مکالمات، صف تماس، داشبورد گزارش‌گیری یا امکان انتقال تماس برایتان اهمیت دارد؟ هرچه نیازها دقیق‌تر مشخص شوند، انتخاب سرویس متناسب ساده‌تر خواهد بود.

۲. کیفیت اینترنت؛ زیربنای VoIP از آن‌جایی که VoIP به‌صورت کامل بر بستر اینترنت فعالیت می‌کند، داشتن یک اینترنت پایدار با سرعت مناسب ضروری است. استفاده از اتصال کابلی به جای وای‌فای و در اختیار داشتن اینترنت پشتیبان (Backup) می‌تواند از قطع تماس‌ها و افت کیفیت جلوگیری کند.

۳. سازگاری تجهیزات؛ خرید بدون دردسر بررسی سازگاری گوشی‌های تلفن، سوئیچ‌ها، مودم، هدست‌ها و حتی تجهیزات آنالوگ با سیستم VoIP بسیار مهم است. در برخی موارد ممکن است به مبدل‌های مخصوص (ATA) نیاز باشد تا خطوط آنالوگ را به VoIP تبدیل کرد.

۴. امکانات نرم‌افزاری؛ حرفه‌ای یا ساده؟ سرویس VoIP باید امکانات نرم‌افزاری کاملی را در اختیار شما بگذارد؛ از جمله:

منشی تلفنی خودکار (IVR)

مدیریت صف تماس‌ها

گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای

دسترسی از طریق نرم‌افزار موبایل و دسکتاپ همچنین سادگی کار با پنل مدیریت می‌تواند نقش مهمی در کارایی تیم شما داشته باشد.

۵. امنیت؛ محافظت از مکالمات در فضای آنلاین، امنیت اطلاعات تماس بسیار اهمیت دارد. مطمئن شوید که سرویس‌دهنده از رمزنگاری مکالمات استفاده می‌کند و امکان محدودسازی دسترسی‌ها و IP را فراهم کرده است.

۶. پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در انتخاب سرویس VoIP، پشتیبانی فنی آن است. آیا شرکت ارائه‌دهنده خدمات پشتیبانی ۲۴/۷ دارد؟ آیا در زمان بروز مشکل پاسخ‌گو هستند؟ وجود قرارداد SLA برای تضمین کیفیت خدمات نیز امتیاز بزرگی محسوب می‌شود.

۷. هزینه‌ها و شفافیت تعرفه‌ها در هنگام انتخاب سرویس، باید تمام هزینه‌ها را به‌دقت بررسی کرد؛ از جمله:

هزینه راه‌اندازی اولیه

هزینه خرید یا اجاره خط اختصاصی

تعرفه تماس‌های داخلی و بین‌الملل شفافیت در اعلام هزینه‌ها نشان‌دهنده‌ی حرفه‌ای بودن شرکت سرویس‌دهنده است.

۸. قابلیت توسعه؛ آینده‌نگر باشید سرویس VoIP باید امکان توسعه‌پذیری داشته باشد. در صورت افزایش تعداد کاربران، شعب جدید یا رشد ناگهانی کسب‌وکار، باید بتوانید بدون نیاز به تغییر کل سیستم، آن را گسترش دهید.

۹. راه‌اندازی توسط شرکت ارائه‌دهنده سوالی که نباید از آن غافل شد این است: آیا شرکت ارائه‌دهنده، فرآیند راه‌اندازی و نصب را نیز انجام می‌دهد؟ در صورتی‌که تیم فنی حرفه‌ای ندارید، این مورد اهمیت ویژه‌ای دارد. بسیاری از شرکت‌ها نصب اولیه را به صورت حضوری یا از راه دور انجام داده و حتی آموزش‌های لازم را نیز ارائه می‌دهند.

۱۰. رند بودن شماره تماس جذابیت و سادگی شماره تماس نیز موضوعی مهم در برندینگ کسب‌وکار است. شماره‌ای که راحت به‌خاطر سپرده شود، شانس تماس مشتری را بالا می‌برد و در ذهن او باقی می‌ماند. اگر امکان انتخاب شماره رُند وجود دارد، حتما آن را در نظر بگیرید.

۱۱. پشتیبانی مداوم؛ بعد از فروش، تازه شروع ماجراست سرویس VoIP یک محصول "نصب و تمام" نیست. لازم است شرکت ارائه‌دهنده در طول مسیر، پاسخ‌گو و همراه شما باشد. بررسی کنید که پشتیبانی از چه کانال‌هایی (تلفن، تیکت، واتساپ و...) ارائه می‌شود و کیفیت خدمات چگونه است.

سخن پایانی VoIP یک انتخاب هوشمندانه برای به‌روزرسانی سیستم تلفنی هر کسب‌وکار است، اما انتخاب ناآگاهانه ممکن است باعث هزینه‌های اضافی و نارضایتی شود. پیش از خرید، همه جوانب را بسنجید و با شرکت‌های معتبر و خوش‌نام همکاری کنید.